Операции по кассе не терпят беспорядка

Касса: регламентирующие документы

Правила учета приходно-расходных средств придуманы не сегодня. Формы кассовых документов прописаны еще в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые действуют и по сей день.

Порядок ведения кассовых операций в России определен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В середине 2017 г. Банк России на основании приказа № 4416-У внес важные поправки в процесс ведения кассовых операций, которые во многом были продиктованы введением контрольно-кассовой техники нового образца (онлайн касс). В частности, теперь можно оформлять приходники и расходники по окончании совершения кассовых операций на основании фискальных документов, передаваемых онлайн кассами через ОФД в налоговую, то есть на основании кассового чека или бланка строгой отчетности. Можно использовать как бумагу, так и электронные расходники-приходники, подписанные ЭЦП. И это только часть изменений в процессе ведения кассовых операций.

Касса: ведение кассовых операций в одном предложении

Алгоритм учета кассовых операций можно прописать в одном емком предложении: кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО) и расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому кассовому ордеру, как расходному, так и приходному, вносится запись в кассовую книгу. Этот алгоритм сохранен и после перехода на онлайн кассы, передающие данные ФНС.

Группа 1.png

Кассовая книга

Все организации, получающие и расходующие наличные средства, должны вести кассовую книгу (форма № КО-4). Даже те юрлица, что ежедневно сдают выручку в банк, в том числе через инкассаторов, тоже обязаны вести кассовую книгу.

Обязаны вести свои кассовые книги и обособленные подразделения организации, получающие и\или расходующие наличность, причем не имеет значение – есть у них свой расчетный счет или нет. Обособленные подразделения передают в центральный офис отрывные экземпляры листов бумажной кассовой книги или распечатанные вторые экземпляры листов электронной кассовой книги.

Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей, вправе не формировать кассовую книгу (согласно № 3210-У).

Ведение кассовой книги традиционно было среди задач кассира. Согласно новым правилам, разрешено заполнять кассовую книгу любому сотруднику организации. Данную обязанность необходимо внести в его должностную инструкцию.

А вот обязанность в конце рабочего дня снимать кассу остается у кассира: он должен сверять фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов и суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге.

Остаток наличных денежных средств в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией. Как рассчитать лимит остатка наличных денежных средств в кассе? Формулы такого расчета даны в приложении к указанию ЦБ № 3210-У. Организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, и ИП могут хранить в кассе любую сумму наличных средств.

Ведение онлайн кассы

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники ранее организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные еще в конце 90-х годов. Однако введение ККТ нового образца (согласно внесенным поправкам в 54-ФЗ) привело к ряду изменений. Теперь приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) оформляются на основании фискальных документов. На основании каких именно документов ведется учет операций по онлайн кассе?

Группа 2.png

Перечень фискальных документов:

  • Отчет о регистрации контрольно-кассового аппарата.
    Данный отчет формируется на кассе один раз при первичной регистрации ККТ в налоговой инспекции. В отчете отражена следующая информация: данные налогоплательщика и кассового аппарата, место установки, режим работы, ОФД и др.

  • Отчет об открытии смены.
    Этот отчет начинает каждую новую смену на онлайн кассе. Без этого отчета смена не будет открыта и касса откажется печатать чеки. В отчете об открытии смены содержится информация: номер смены, данные открывшего ее кассира, дата и время открытия смены.

  • Кассовый чек (бланк строгой отчетности).
    Закон № 54-ФЗ приравнял бланки строгой отчетности (БСО) к кассовым чекам. Так, БСО должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек. Кассовый чек формируется на ККТ при каждой оплате, в том числе при поступлении на расчетный счет продавца средств от физического лица, а также при возврате товара. К фискальным документам также относится кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции).

  • Отчет о закрытии смены.
    Ежедневно, заканчивая работу кассы в рамках смены, необходимо формировать отчет о закрытии смены. В отчете содержится информация: номер смены, дата и время закрытия смены, количество чеков за смену. Смена на кассе не должна превышать 24 часа, в противном случае касса перестанет печатать чеки. На основании отчета о закрытии смены может быть сформировано несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации, а именно: полная оплата при реализации товаров, работ, услуг, частичная оплата, предоплата в счет будущей реализации.

  • Отчет о текущем состоянии расчетов.
    Если нет уверенности, что данные доставляются оператору фискальных данных, можно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Отчет о текущем состоянии расчетов можно создать даже после закрытия смены.

  • Отчет об изменении параметров регистрации ККМ.
    Если у вас случилась замена фискального накопителя, изменилось место установки кассы, вы начали продавать подакцизный товар и т.д., то вам потребуется перерегистрация ККМ. В процессе перерегистрации ККМ формируется отчет об изменении параметров кассы. В нем указывается причина перерегистрации кассы, измененные реквизиты. Для завершения перерегистрации ККМ нужно в личном кабинете на сайте nalog.ru ввести данные из отчета об изменении параметров регистрации, сформированного на кассе.

  • Отчет о закрытии фискального накопителя.
    Если у ККМ заканчивается срок действия фискального накопителя, заполняется его память, то вам понадобится отчет о закрытии фискального накопителя. Он создается перед тем, как вынуть накопитель из кассы.

Как автоматизировать операции по кассе с системой СБИС

Для того, чтобы обеспечить передачу данных с онлайн кассы в налоговую, необходимо наладить работу с оператором фискальных данных (ОФД). СБИС является оператором ОФД, мы поможем оформить онлайн кассу и обеспечим бесперебойную передачу данных в ФНС. Для вашего удобства - сервис СБИС ОФД.

Для автоматизации магазина оптимальное решение СБИС Розница, которое совместимо с любым кассовым оборудованием. Решение позволяет вести контроль перемещения товаров и учет остатков, содержит расширенный функционал для аналитики по скидкам и акциям, автоматически загружает все данные в учетную систему и готовит отчетность в госорганы, имеет мобильное приложение.

Привести в порядок всю отчетность предприятия поможет сервис СБИС Электронная отчетность. Перейдя на электронный формат ведения документации, не забывайте про цифровую подпись. Именно ЭЦП (электронная цифровая подпись) обеспечивает безопасность электронной коммуникации. Заказать ЭЦП под любые задачи вы можете в нашем Центре ЭЦП. Подробнее о всех возможностях СБИС в вопросе учета кассовых операций вам готовы рассказать наши специалисты.

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Вернуться к списку